Ein Kostenvoranschlag stellt eine kaufmännische Vorkalkulation dar und kann mit einem rechtsverbindlichen Angebot verglichen werden. Grundsätzlich dient ein Kostenvoranschlag dazu, dem Kunden eine Vorstellung über die Kosten für einen bestimmten Auftrag zu verschaffen. Allerdings sind Kostenvoranschläge für den Kunden unverbindlich.
Vor jeder Auftragserteilung an einen Handwerker oder Bauunternehmer empfiehlt es sich grundsätzlich einen Kostenvoranschlag anzufordern. Bei größeren Beauftragungen sollten immer von mehreren Handwerkern Kostenvoranschläge eingeholt werden. Nur so ist ein Vergleich der Angebote realistisch. In der Regel dürfen für die Erstellung eines Kostenvoranschlages keine Gebühren verlangt werden, es sei denn, dass eine entsprechende Vereinbarung vorab getroffen wurde. Es kann etwas anderes gelten, wenn der Handwerker umfangreiche Planungen leisten muss und der Kunde sich auf diese bei der Beauftragung eines anderen Handwerkers stützen könnte.
Allerdings ist nicht jede Auskunft des Handwerkers oder Bauunternehmers über zu erwartende Kosten mit einem Kostenvoranschlag gleichzusetzen. Wer sich bei der Kostenfrage für eine Leistung mit Antworten wie „ Das wird ungefähr 400 Euro kosten“ abspeisen lässt, hat de facto kaum eine Handhabe, wenn die Rechnung diese Schätzung wesentlich übersteigt. Ein Kostenvoranschlag sollte immer schriftlich festgehalten und als solcher bezeichnet werden, damit später die Sachlage bewiesen werden kann.
Der Kostenvoranschlag muss eine genaue Kalkulation der zu erwartenden Kosten für die zu leistende Arbeit, eventuelle Zuschläge, Fahrt- und Wegezeiten sowie –kosten und Materialkosten ausweisen. Pauschalisierte Rechnungspositionen wie „nach Aufwand“ oder „Pauschale“ für Fahrtkosten sind weniger empfehlenswert. Es sollte auf jeden Fall ein fester Betrag angegeben sein, damit später der Willkür nicht Tür und Tor offen stehen.
Wer einen Kostenvoranschlag verlangt, sollte sich darüber im Klaren sein, dass es sich in der Regel um eine unverbindliche Kalkulation handelt. Die tatsächlichen Kosten, die auf einen Bauherrn zukommen, können durchaus höher sein, als vorab im Kostenvoranschlag angegeben wurde. In astronomische Höhen darf die folgende Abrechnung allerdings nicht klettern. Wenn sich ein Unternehmer in keiner Form an einen Kostenvoranschlag halten müsste, so wäre dieser schließlich völlig wertlos.
Als Faustformel kann eine Kostensteigerung von 10 bis 15 % als grundsätzlich zulässig angenommen werden. In diesem Fall hat der Auftraggeber den erhöhten Preis zu akzeptieren. Die Überschreitung der kalkulierten Kosten einzelner Positionen ist dabei nicht von Belang, sondern die maximale Überschreitung bezieht sich auf den Gesamtwert des Kostenvoranschlags. Je höher die Kosten der Reparatur, desto geringer ist der Abweichungsrahmen, den die Gerichte tolerieren.
Der Handwerker ist verpflichtet dem Kunden rechtzeitig Bescheid zu geben, sollte es zu größeren Abweichungen zwischen Kostenvoranschlag und Abschlussrechnung kommen. Der Kunde kann nun entweder der höheren Summe zustimmen oder von dem Vertrag zurücktreten und einen anderen Unternehmen beauftragen. Allerdings muss der Kunde die bis dato geleistete Arbeit zahlen. In den meisten Fällen ist es schwierig, einen Unternehmer zu finden, der die begonnene Arbeit eines anderen Handwerkers vollenden wird.
Wenn der Handwerker allerdings unterlässt, den Kunden über die Mehrkosten rechtzeitig zu unterrichten, so ist er schadensersatzpflichtig. Der Kunde kann dann die Bezahlung der erbrachten Leistung des Handwerkers verweigern. Nimmt der Kunde allerdings das Gewerk ab, so muss der erhöhte Preis gezahlt werden.
Werden die Preise, die im Kostenvoranschlag genannt wurden, nicht überschritten, so ist es trotzdem nicht zulässig Zusatzleistungen einfach nachträglich abzurechnen. Der Auftraggeber muss informiert werden, wenn sich bei der Arbeitsausführung herausstellt, dass zusätzliche Leistungen notwendig werden, die im Kostenvoranschlag nicht veranschlagt worden sind. Wird dies unterlassen, macht sich der Handwerker schadensersatzpflichtig. In einem solchen Fall kann der Kunde seinerseits den Werkvertrag aufkündigen.